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Führen in digitalen Zeiten

Die folgenden Tipps sollen Sie bei der Führung virtueller Teams unterstützen. Ganz wichtig ist dabei Vertrauen: Gerade in Zeiten von Termindruck, Projektarbeit und Führung auf Distanz bzw. aus dem Home-Office ist ein Vertrauensvorschuss unabdingbare Erfolgsvoraussetzung – es geht auch gar nicht anders.

Wie Sie den Vertrauensaufbau in Ihrem Team Ihrerseits unterstützen:

Stellen Sie klare Spielregeln auf: wer, was, wie, bis wann
Klären Sie, wie häufig zu welchen Zeiten über welche Medien kommuniziert wird
Organisieren Sie den Informationsaustausch und fördern Sie dabei die Interaktion im Team
Antworten Sie schnell – egal ob bei e-Mails oder als Rückruf bei Telefonaten
Vereinbaren Sie Feedbackschleifen, geben Sie Ihrerseits häufig individuelle Rückmeldungen
Gehen Sie Hinweisen auf Vertrauensbrüche nach, um das Vertrauen wiederherzustellen
Halten Sie Wort. Und wenn Sie es doch mal nicht können, begründen Sie dies ausführlich.

Grundsätzliche Tipps für die Führung virtueller Teams:

Sorgen Sie als Grundvoraussetzung für die Arbeit im Home-Office für eine gute Technik-Ausstattung – dazu gehören auch Ansprechpersonen in Sachen Software, die Ihren Team-Mitgliedern unterstützend beiseite stehen. Auch Schulungen hierzu können angebracht sein.
Denken Sie auch an die Ergonomie! Viele haben vielleicht nur einen Esstisch zum Arbeiten daheim; da kann das Ausleihen von Büroequipment hilfreich sein.
Verabreden Sie einen Jour fixe (festen Termin für Videokonferenzen), um den Kontakt zu halten und den Team-Zusammenhalt zu stärken. Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden nach Ideen, die das Team zusammenwachsen lassen. Sie müssen nicht alles selbst tun.
Die Mitarbeitenden in Projektteams vor Ort sind selbständiges Arbeiten gewohnt. Sie als Führungskraft haben aber den Wunsch, über den Projektfortschritt informiert zu sein. Wichtig ist, dass sich die Mitarbeitenden einerseits nicht kontrolliert fühlen, sie aber andererseits von Ihnen regelmäßiges Feedback erhalten. Und falls Sie sich mit dem Projekt nicht auskennen, brauchen die Mitarbeitenden eben Feedback zu anderen Aspekten ihres Leistungsverhaltens (Kunden-Rückmeldungen, Zuverlässigkeit, Aufmunterung / Ermutigung zum Durchhalten, Erinnern an frühere Erfolge etc.).
Und um Ihr gesamtes Team fit zu machen für digitale Zeiten, empfiehlt sich die Kontaktaufnahme zur Personal- oder Personalentwicklungsabteilung. Damit wirklich jedes Team-Mitglied seine Befürchtungen ablegen und digitale Souveränität entwickeln kann, ist oft ein spielerischer Umgang empfehlenswert: Man muss sich trauen zu üben, ohne zu befürchten, dass man sich lächerlich macht. Wenn Sie als Führungskraft auch bei solchen Fortbildungs-veranstaltungen teilnehmen und dabei über sich selbst und Ihre Fehler lachen, sind Sie das perfekte Vorbild für einen wirklich souveränen Umgang mit der Digitalisierung.

Und hier nun die Tipps für Meetings in digitalen Zeiten:

Beruhigend und sinnvoll für die Produktivität von Meetings ist es, zu Beginn eine Minute fürs Ankommen einzuplanen, so dass alle die Chance haben, sich neu zu fokussieren. Im Präsenz-Meeting braucht ja auch jeder seine Zeit, um seine Unterlagen zurechtzulegen und sich gedanklich aufs Treffen einzustimmen – wichtig ist das gerade dann, wenn man sich von einer Konferenz in die nächste klickt. Gönnen Sie also allen eine Minute zum Umswitchen – am besten schweigend.
Führen Sie neue Rituale ein, also Verhaltensweisen, die sich z.B. in jedem Meeting wiederholen. Behalten Sie diese Verhaltensweisen unter allen Umständen bei, auch und erst recht, falls neue Hiobsbotschaften eintreffen. Das kann eine Atemübung vor dem Start sein oder eine Muskelentspannungsübung am Ende. Oder auch ein sogenannter „Bericht der Heldentaten“ (auch gut fürs Wir-Gefühl, das wissen Sie ja schon) zu Beginn eines Meetings: Jede und jeder darf erzählen, was er oder sie an dem Tag an Positivem erlebt hat.
Planen Sie auch Zeit für Schwätzchen ein. Vielleicht ernennen Sie sogar zwei Humor-Beauftragte, die jedes Meeting mit witzigen Mini-Filmchen oder Cartoons bereichern
„Zu uns kommt er / sie viel seltener als zu denen!“ Zwietracht zwischen Teilgruppen bzw. das Sich-ausgegrenzt-Fühlen einzelner Team-Mitglieder sind die Probleme, die in der Praxis am häufigsten berichtet werden. Die sollten Sie vermeiden durch offensichtliche Gleichbehandlung.
Wenn ein Meeting offiziell beendet ist, sollten Sie auch mit den live anwesenden Mitarbeitenden nicht weiter über die Inhalte sprechen; es passiert sonst schnell, dass neue Ideen gefunden werden, an deren Entwicklung die „abgeschalteten“ Team-Mitglieder keinen Anteil hatten, so dass sie diese (für sie fremden) Ideen nicht mittragen oder sich außen vor fühlen und gekränkt reagieren.
Binden Sie die introvertierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besonders ein, indem Sie sie wiederholt ansprechen und Vielredner oder -mailer bremsen. Sprechen Sie die Leute persönlich an, mit Namen. Verwenden Sie viel Zeit darauf, Erfolge sichtbar zu machen – und zwar für alle.
Regen Sie auch Meetings auf freiwilliger Basis außerhalb der offiziellen Arbeitszeit an, wie ein After-Work-Event im realen Leben – nur eben online in Form einer Videokonferenz. Vor allem für neue Team-Mitglieder kann dieser informelle Kontakt wichtig sein, um sich als Teil des Teams zu erleben. Vielleicht lassen sich auch virtuelle Kennenlernspiele durchführen, die die Integration ins Team erleichtern.