Wie kann so ein Gespräch konkret aussehen?

Sorgen Sie für eine ruhige, entspannte Atmosphäre, sodass sich beide Gesprächspartner so wohlfühlen wie möglich. Verabschieden Sie sich aber von dem Anspruch, selber total entspannt zu sein. Das ist unrealistisch. Herzklopfen ist normal.
Beschreiben Sie wertfrei, was Ihnen aufgefallen ist (bitte keine Diagnose!), im Sinne von: „Ich sehe gerade, Sie haben so einen roten Kopf.“
Fassen Sie in Worte, dass dies eine Veränderung darstellt („So etwas kenne ich gar nicht von Ihnen.“). Das setzt voraus, dass Sie vorher immer schon einen fürsorglichen Blick auf Ihre Beschäftigten oder Kolleginnen und Kollegen hatten.
Fragen Sie: „Was ist los?“ (und nicht, ob er oder sie ein Problem hat). Die Frage ist offen, wertfrei und angenehm personenfern. Seien Sie nicht beleidigt, falls Sie als Antwort ein „Nix“ hören. Vielleicht ist es wirklich zu intim oder er/sie möchte jetzt noch nicht mit Ihnen sprechen. Wichtig ist, dass Sie ein Gesprächsangebot gemacht haben. Es ist ein Angebot, nicht mehr.
Formulieren Sie Ihre Anteilnahme: „Ich mache mir Sorgen und möchte Sie unterstützen“ („unterstützen“ impliziert im Gegensatz zu „helfen“: Sie sind schon selbst aktiv, aber ich stehe Ihnen auch zur Seite).
Fragen Sie nach Ideen: „Was muss passieren, damit Sie sich am Arbeitsplatz wieder wohler (entspannter, stärker eingebunden, entlasteter) fühlen können?“ Fragen Sie auch, was Sie dazu beitragen können. Warten Sie auf die Antworten, geben Sie Zeit. Überschütten Sie Ihr Gegenüber bitte nicht mit Ihren Ideen („Ich hab mir überlegt, Sie ...“).
Fassen Sie eigenes Unbehagen ruhig in Worte („Ich führe so ein Gespräch auch nicht alle Tage, ist mir auch ein bisschen unangenehm“).
Fixieren Sie einen Termin zum Austausch über Veränderungen („Mein Vorschlag wäre, wir setzen uns in zwei Wochen noch mal zusammen“).
Äußern Sie ruhig Erleichterung („Ich bin froh, dass wir darüber geredet haben und Sie das jetzt angehen wollen“).